Formación y gestión del cambio

Introducción al servicio

Servicios de formación SAP para la adopción por los usuarios y la preparación ante el cambio

Un sistema sale en vivo en una fecha determinada. La adopción, no. Lo que SAP cambia de verdad es la jornada de trabajo — quién aprueba qué, dónde se toma ahora una decisión, de qué datos pasa alguien a ser responsable de repente y cómo debe funcionar ahora un proceso que antes exigía cuatro pantallas y una hoja de cálculo. Nada de eso se aprende recorriendo una a una todas las transacciones. VISCAP construye la habilitación en torno a los puestos de trabajo y a los procesos que la gente ejecuta realmente, y la gestiona como una línea de trabajo dentro del programa en lugar de un empujón de formación en las últimas seis semanas — desde la gobernanza del cambio y la evaluación de impacto hasta la salida en vivo (go-live), y más allá, a través de las versiones que vienen después.

Estrategia y gobernanza del cambio

El cambio fracasa en silencio cuando nadie lo asume. Definimos los objetivos y el alcance del cambio, designamos a los patrocinadores y a los responsables locales del cambio que…

Evaluación de partes interesadas e impacto del cambio

El impacto no es uniforme y los grupos más afectados rara vez son los que más se hacen oír. Mapeamos a quién afecta y cómo — rol a rol, proceso…

Comunicación y preparación del negocio

Un único relato del cambio, contado de forma coherente y con tiempo suficiente para que sirva. Construimos el plan de comunicación en torno a las audiencias y no…

Formación por rol y contenidos de formación

Formación construida a partir de un análisis de necesidades de aprendizaje y un mapeo real de roles, para que un supervisor de almacén aprenda su jornada y no el…

Adopción digital y guía dentro de la aplicación

Casi todo lo que se enseña en un aula se olvida en semanas, así que la guía debe vivir dentro del sistema. Recorridos guiados, ayuda contextual…

Habilitación para el go-live y adopción continua

El go-live es donde la habilitación se pone a prueba, no donde termina. El soporte en planta, las sesiones de consulta abiertas y una red de usuarios clave absorben las primeras…

Lo que entrega VISCAP

Lo que ofrece VISCAP con sus servicios de formación y gestión del cambio SAP

Estrategia y gobernanza del cambio

El cambio fracasa en silencio cuando nadie lo asume. Definimos los objetivos y el alcance del cambio, designamos a los patrocinadores y a los responsables locales del cambio que lo llevarán adelante, y situamos esta línea de trabajo dentro de la gobernanza del programa con sus propios indicadores — de modo que la preparación se reporta junto al avance de la construcción, en lugar de darse por supuesta al final.

Alcance del contenido

Objetivos del cambio
Visión del programa
Alcance del cambio
Línea de trabajo de gestión del cambio organizativo
Roles y responsabilidades del cambio
Patrocinio ejecutivo
Gobernanza del cambio
Alineación con la dirección del negocio
Red del cambio
Responsables locales y regionales del cambio
Indicadores de éxito
Riesgos del cambio
Integración con la gobernanza del proyecto
Integración con la planificación de la implementación SAP
Hoja de ruta de las actividades de cambio

Soluciones relacionadasTodas las soluciones SAP

Soluciones SAP que cubren nuestros servicios de formación y gestión del cambio

SAP S/4HANA y SAP Cloud ERP

Habilitación en finanzas, compras, cadena de suministro, manufactura, ventas, proyectos y procesos de activos — incluidos los nuevos roles, los informes y las experiencias SAP Fiori que llegan con ellos.

SAP FioriDiseño de rolesFinanzasCadena de suministro

SAP SuccessFactors

Habilitación en Employee Central, Recruiting, Onboarding, Learning, Performance and Goals, Compensation y Succession — y los hábitos de autoservicio que responsables y empleados deben adquirir para que todo ello funcione.

Employee CentralAutoservicio para responsablesLearningAdministración de RR. HH.

SAP HCM y nómina

Preparación por rol en la administración de RR. HH., los tiempos, el procesamiento de nómina, la validación, las obligaciones legales, los datos de empleados, los informes y el soporte operativo.

SAP Customer Experience

Formación y adopción en ventas, servicio, comercio y datos de clientes — roles de cara al cliente en los que un primer mes más lento lo nota el cliente, no solo el proyecto.

VentasServicioComercioDatos de clientes

SAP Business Technology Platform

Habilitación para las aplicaciones, extensiones, flujos de trabajo y automatizaciones construidas sobre SAP BTP — y para las nuevas responsabilidades de proceso que trasladan a personas que antes no las tenían.

Extensiones de BTPFlujos de trabajoAutomatizaciónIntegraciones

SAP Analytics Cloud y Group Reporting

Formación en cuadros de mando, planificación, previsión, consolidación y cierre de grupo — incluida la parte que la mayoría de los despliegues de informes se salta: quién es el propietario de los datos y quién puede modificarlos.

Cuadros de mandoPlanificación integradaGroup ReportingPropiedad de los datos

Enfoque de entrega

Una ruta estructurada desde la preparación ante el cambio hasta una adopción SAP sostenible

5 etapas, cada una con una salida definida y un resultado del que depende la siguiente.

Alinear

Comprender el programa SAP y los objetivos de negocio que lo sustentan, confirmar el alcance del cambio, establecer la gobernanza del cambio y de la formación, designar patrocinadores y líderes del cambio y acordar los indicadores de adopción — y después encajar el plan de cambio dentro del plan de implementación.

Comprender el programa SAP y los objetivos de negocio
Confirmar el alcance del cambio
Definir la gobernanza del cambio y de la formación
Identificar patrocinadores y líderes del cambio
Establecer roles y responsabilidades
Definir los indicadores de adopción y preparación
Integrar las actividades de cambio en el plan de implementación

Evaluar

Identificar los grupos de partes interesadas afectados, completar el análisis de impacto del cambio en roles y procesos, evaluar las competencias y la preparación actuales, realizar el análisis de necesidades de aprendizaje y recoger los requisitos regionales y por país, con acciones asociadas a cada riesgo.

Identificar los grupos de partes interesadas afectados
Completar el análisis de impacto del cambio
Revisar los cambios de roles y procesos
Evaluar las competencias y la preparación actuales
Identificar las audiencias de formación
Realizar el análisis de necesidades de aprendizaje
Identificar los requisitos regionales o por país
Establecer los riesgos de preparación y sus acciones

Diseñar

Construir el plan de comunicación, definir los itinerarios formativos por rol y los formatos de aprendizaje, fijar el enfoque de usuarios clave y de formación de formadores, planificar la adopción digital y especificar los entornos de formación, los datos, las evaluaciones y el seguimiento de finalización.

Construir el plan de comunicación
Definir los itinerarios formativos por rol
Seleccionar los formatos de aprendizaje
Definir los enfoques de usuarios clave y de formación de formadores
Planificar los requisitos de adopción digital
Definir los entornos y los datos de formación
Establecer las evaluaciones y el seguimiento de finalización
Planificar la habilitación para el go-live y el hypercare

Habilitar

Desarrollar materiales, simulaciones y ayudas de trabajo; formar a formadores, usuarios clave y administradores; impartir la formación de usuarios finales; configurar la guía aprobada dentro de la aplicación; hacer seguimiento de la participación, medir la confianza, ejecutar revisiones de preparación y preparar el soporte al go-live.

Desarrollar los materiales de formación
Preparar simulaciones y ayudas de trabajo
Formar a formadores, usuarios clave y administradores
Impartir la formación de usuarios finales
Configurar la guía aprobada dentro de la aplicación
Hacer seguimiento de la participación y la finalización
Evaluar los conocimientos y la confianza
Ejecutar revisiones de preparación
Preparar el soporte al go-live

Sostener

Habilitación durante el hypercare y, después, medición de la adopción y de la finalización de tareas frente a los comentarios y la demanda de soporte — formación de repaso, contenidos actualizados, incorporación de nuevos usuarios, habilitación para nuevas versiones y una red de usuarios clave que sigue funcionando.

Proporcionar habilitación durante el hypercare
Supervisar los comentarios de los usuarios y la demanda de soporte
Revisar los indicadores de adopción y de finalización de tareas
Impartir formación de repaso
Actualizar los contenidos de aprendizaje
Incorporar a los nuevos usuarios
Dar soporte a las versiones futuras
Reforzar el cumplimiento de los procesos
Mejorar la guía dentro de la aplicación
Mantener la red de usuarios clave

Industrias

Manufactura

Habilitación pensada tanto para la planta como para la oficina

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Productos de consumo y gran consumo

Formación a escala en operaciones de alto volumen y multirregión

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Farmacéutica y ciencias de la vida

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Química

Roles de manufactura de procesos, del manejo de lotes al cumplimiento

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Servicios profesionales

Adopción en equipos facturables que no pueden perder una semana en ello

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Ingeniería, construcción y proyectos

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Caso de éxito

De las evaluaciones manuales al PMGM digital en Paushak

Un proceso de desempeño manual digitalizado de principio a fin — ciclos estructurados, flujos de aprobación y un 90% menos de seguimiento manual.

Caso de éxito

Evaluaciones sin papel en un fabricante farmacéutico

Evaluaciones en papel y KPI sin usar sustituidos por valoraciones transparentes y medibles.

Perspectiva

Cómo se mide realmente la adopción de SAP por los usuarios tras el go-live

El número de inicios de sesión no demuestra nada. Los indicadores que sí se correlacionan con un uso correcto del sistema y cuándo empezar a recogerlos.

Perspectiva

Hypercare: planificar los primeros 90 días tras el go-live

Qué cubre el hypercare, quién lo atiende y los criterios de traspaso que deciden cuándo termina, en lugar de dejar que se alargue.

Preguntas frecuentes

Estrategia y gobernanza del cambio, evaluación de partes interesadas e impacto del cambio, comunicación y preparación del negocio, formación por rol y contenidos de formación, adopción digital y guía dentro de la aplicación, y habilitación para el go-live con soporte posterior a la adopción continua. En conjunto llevan a una organización desde el momento en que le anuncian que llega un sistema hasta usarlo tal y como fue diseñado.

La formación construye la destreza — cómo un rol realiza su trabajo en el nuevo sistema. La gestión del cambio organizativo construye la disposición y la preparación que la rodean: patrocinio, comunicación, análisis de impacto, resistencia y la responsabilidad local que decide si algo sobrevive cuando el equipo de proyecto se marcha. Los usuarios formados a los que nunca se convenció seguirán buscando atajos fuera del sistema; los usuarios convencidos que nunca se formaron lo usarán mal. Los programas necesitan ambas cosas.

Al mismo tiempo que el programa, no justo antes de la fecha de go-live. El patrocinio, la evaluación de impacto y la red del cambio tardan meses en construirse, y las decisiones de diseño con mayor impacto en las personas — cambios de rol, derechos de decisión, cambios de control — se toman al principio, cuando todavía hay margen para influir en ellas. Una gestión del cambio que empieza tarde se reduce a comunicación, que es una fracción del trabajo.

Formación construida en torno a un puesto de trabajo y a los procesos que ejecuta de principio a fin, con escenarios y datos que se parecen a los reales — en lugar de un recorrido por todas las pantallas que contiene el módulo. Un comprador aprende a comprar tal y como lo hará el lunes; no se sienta a ver un mantenimiento de datos maestros al que nunca tendrá acceso. Es más corta, se retiene mejor y es la razón por la que un plan de formación empieza con un mapa de roles.

Un enfoque en el que preparamos y certificamos a formadores internos y usuarios clave, que después imparten la formación al resto de la organización. Escala entre centros e idiomas como no puede hacerlo un equipo externo y deja la capacidad dentro de su empresa — de modo que la siguiente versión, la siguiente adquisición y las incorporaciones del año que viene quedan cubiertas sin otro proyecto.

Los usuarios clave son profesionales del negocio con experiencia que conocen bien tanto el proceso como el nuevo sistema. Validan las decisiones de diseño, apoyan las pruebas, ayudan a construir e impartir la formación y actúan como primera línea de soporte en el go-live. Además aportan una credibilidad que el equipo de proyecto no tiene — la orientación de quien hace ese trabajo cala de forma distinta que la de un consultor.

WalkMe es una plataforma de adopción digital que superpone recorridos guiados, ayuda contextual, consejos inteligentes y avisos de proceso directamente dentro de SAP, de modo que el soporte llega en el momento de la tarea y no dentro de un documento. Su analítica de uso importa igual: muestra qué pasos abandona la gente y dónde se concentran los errores, lo que convierte el soporte a la adopción en algo que se mejora con evidencias y no con suposiciones.

Ambos ponen la guía dentro de la aplicación. SAP Enable Now es la herramienta propia de SAP para crear contenido y ofrecer ayuda en la aplicación, y rinde mejor cuando el entorno es SAP de principio a fin y el contenido existente ya vive allí. WalkMe es una capa de adopción digital agnóstica a la plataforma, con analítica de comportamiento y automatización más profundas, útil cuando la jornada de trabajo abarca SAP y varios sistemas no SAP. Trabajamos con cualquiera de las dos, incluida la migración del contenido existente de Enable Now hacia una estrategia de adopción más amplia.

No solo por la asistencia a la formación. Los resultados de finalización y de las evaluaciones son el punto de partida; los indicadores que importan llegan después del go-live — datos de finalización de tareas y de procesos, tasas de error y de retrabajo, volumen de tickets de soporte y de qué tratan esos tickets, en qué puntos se activa repetidamente la guía dentro de la aplicación y los comentarios directos de los usuarios. Leídos en conjunto muestran si el proceso se está siguiendo o se está esquivando en silencio.

La ventana de impartición es corta — las sesiones por rol suelen darse en las semanas inmediatamente anteriores al go-live, para que el conocimiento siga fresco cuando el sistema se abra. El trabajo que hay detrás no lo es: el análisis de necesidades de aprendizaje, el diseño del plan formativo, la creación de contenidos, los entornos y datos de formación y la formación de formadores recorren las fases de realización y despliegue. La duración depende del número de roles, centros e idiomas dentro del alcance, algo que se cierra en la fase de evaluación y no se estima en abstracto.

Sí — y ahí es donde normalmente se gana o se pierde la adopción. Ofrecemos hypercare y soporte en planta, formación de repaso dirigida a los puntos donde los datos de adopción indican que la gente tiene dificultades, incorporación para los nuevos empleados, contenidos actualizados y habilitación en cada versión, y soporte continuo para la red de usuarios clave. Enlaza de forma natural con soporte y optimización una vez que el programa se cierra.

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Hable con el equipo de formación y gestión del cambio de VISCAP sobre su despliegue, los roles a los que afecta y lo que hará falta para preparar a su gente.

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